La GED : une brique majeure pour l’entreprise
La GED : une brique majeure pour l’organisation de l’entreprise
Solutions collaboratives | Publié le 6 janvier 2017
Comment la Gestion Electronique des Documents participe à l’amélioration du système Qualité de l’entreprise et au partage des processus ? Nos consultants GED répondent, dans ce premier volet d’une série d’articles destinés à vous aider à mieux comprendre les enjeux du déploiement d’une GED.
La mise en place d’une GED se heurte à un certain nombre d’habitudes pouvant être vues comme des freins. Des questions arrivent rapidement à l’évocation du sujet de la GED :
- Comment travailler en mode collaboratif sur des fichiers sans perdre ses modifications ?
- Marquer un document avec des métadonnées rapidement ?
- Accompagner la prise en mains de l’outil ?
C’est la raison pour laquelle il est important de communiquer sur les gains apportés par la GED.
Damien Barafort
Consultant GED SharePoint
Lors de l’accompagnement d’une organisation lyonnaise, la mise en place de la GED a été un moment propice à étudier les processus de travail, à les partager entre les différentes agences régionales, puis à les modéliser pour arriver à une véritable architecture partagée, utilisable par l’ensemble des collaborateurs et permettant une capitalisation impossible jusqu’alors entre les différentes régions.
La GED : pour ranger, retrouver, de manière partagée
L’usage courant de travailler localement sur ses documents, et dans le meilleur des cas de les ranger dans une arborescence inconnue des autres utilisateurs amène très souvent les désagréments suivants : perte de documents (impossible de le retrouver), utilisation de mauvaises versions ou encore duplication de documents.
Le premier apport majeur d’une GED est de pallier à ces éléments, en assurant des zones de stockage connues et partagées de tous. La mise en place de métadonnées pour marquer les documents sera indispensable. Ni trop importante pour ne pas trop gêner les utilisateurs, ni trop succincte pour garantir de bons résultats lors des futures recherches avec critères. Ces informations constitueront le cœur du plan de classement de la GED.
Les principaux bénéfices pour vos collaborateurs sont :
- Un gain de temps dans le traitement et la recherche de l’information ; trouver une information n’aura jamais été aussi rapide.
- Une traçabilité complète, avec un suivi de l’état des documents ou des processus en temps réel au travers de cycle de vie documentaire ou de workflows, permettant de garantir des délais de traitement sur des processus ou d’intervenir rapidement en cas de besoin.
- Un maintien de la connaissance dans l’organisation, une capitalisation sur les succès ou les échecs que vous aurez rencontrés, et une montée en compétence plus simple pour les nouveaux entrants qui trouveront un socle d’informations structuré.
Un support pour l’organisation du travail dans l’entreprise : avec la transformation digitale des entreprises, l’évolution des processus sera accompagnée de la mise en place d’un outil qui servira de colonne vertébrale pour venir s’y raccorder : la GED devient le référentiel documentaire de l’organisation.
Eric Morel
Consultant GED Moovapps
Nous préconisons à nos clients de créer des architectures de GED simples, qui permettent une bonne appropriation des nouveaux outils et des process. Capitaliser sur l’existant, pour ensuite l’améliorer par itérations successives.
La GED : pour dématérialiser vos documents et vos processus
La dématérialisation des documents se généralise à la fois sur les différents contenus (courriers, factures, contrats) et les différents processus d’entreprise (processus RH, achats, etc.) implique un stockage propre des documents. La GED va donc être le réceptacle des documents numérisés. La mise en place d’automatismes permettra le classement automatique de ces documents, ainsi que le lancement de cycles de validation appropriés avant le classement définitif.
Exemple de circuit dématérialisé d’une facture :
- Etape 1 : scan d’une facture.
- Etape 2 : stockage dans une bibliothèque de factures propres à un fournisseur spécifique, avec une métadonnée de date de facture, de numéro de facture et une autre de fournisseur.
- Etape 3 : lancement d’un workflow destiné à la comptabilité pour prise en compte de la facture après un passage chez le responsable de l’achat pour obtenir son visa.
Au-delà de la numérisation des documents papiers, l’objectif de la dématérialisation est de traiter de façon totalement numérique un processus en mettant à disposition un formulaire de récupération des informations, pour les fusionner dans un document, et après validation, produire un document PDF pour un service interne, un client ou un partenaire.
La GED : pour archiver et conserver
La dématérialisation croissante ainsi que la centralisation engendrent un fort volume de documents dans des espaces de stockage communs. Il est donc souvent intéressant, dans certains cas, de mettre en place des centres d’archive destinés à :
- Séparer les documents « vivants » des documents anciens, afin de ne pas polluer l’expérience de l’utilisateur dans la navigation et d’améliorer la pertinence des résultats de recherche.
- Garantir la conservation de documents à moyenne ou longue échéance, notamment lorsque des durées de conservation légales sont en jeu.
Nous aborderons dans un prochain article l’utilisation avancée que l’on peut avoir avec une GED.