Le Wall d’infos, un mur virtuel pour dynamiser la communication interne chez Pluralis
Le « Wall d’infos », un mur virtuel pour dynamiser la communication interne chez Pluralis
Solutions collaboratives | Publié le 29 janvier 2020
Comment de manière simple et efficace donner une vision globale de l’activité de l’entreprise à tous les salariés de Pluralis, un des principaux bailleurs sociaux en Isère ? De cette question est né le projet « Wall d’infos ». Un outil de communication interne original porté par une équipe projet exemplaire, focalisée sur l’adhésion des utilisateurs, et développé par Alma sur une base Office 365. Alexis Remande, directeur de la communication de Pluralis et pilote du projet, revient en détail sur cette success story.
Bonjour M. Remande, comment ce projet de « Wall d’infos » a-t-il vu le jour chez Pluralis ?
Pluralis, qui gère près de 13 000 logements locatifs, est organisée autour de 3 agences, dont le siège à Voiron, et 25 points d’accueil en Isère. L’entreprise emploie 250 collaborateurs, dont plus de 60 % sont sur le terrain, intervenant sur 175 communes du territoire isérois. D’où un besoin récurrent d’apporter de la visibilité et de l’information cohérente à l’ensemble de nos salariés, qu’ils soient agents de proximité, personnels d’agence ou administratifs au siège.
Nous avions exploré différentes solutions par le passé, sans trouver d’outils adaptés à la taille de notre entreprise et facilement utilisables par tous. Nous avions bien tenté il y a quelques années de mettre en place un intranet mais l’approche était trop technique, et il n’était pas question de rajouter de nouvelles couches et de la complexité à notre Système d’Information basé sur Office 365.
Fin 2018, nous avons décidé au service Communication de rédiger notre propre cahier des charges. Avec notre approche centrée sur l’utilisateur, nous voulions un outil extrêmement simple, et le cahier des charges devait donc l’être aussi. Nous avons ainsi défini en une page ce que serait notre « outil rêvé » : d’une part le principe d’affichage par codes couleur à l’aide de quelques visuels, d’autre part les supports concernés, en l’occurrence PC de bureaux et smartphones, puis à terme, télévisions installées dans nos espaces café.
En termes d’expérience utilisateur, j’étais persuadé que nous devions diffuser des messages courts, sans chercher à vouloir tout dire, pour apporter aux collaborateurs une vision globale et utile de ce qui se passe dans l’entreprise. En fait, s’inspirer de Twitter avec son principe de « posts », avec un nombre de caractères limité et des images.
Notre DSI a adhéré au projet et nous avons alors contacté Alma, qui nous accompagne depuis 2016 dans le déploiement d’Office 365 et d’applications liées à la gestion documentaire. Nous avons mis tout cela à plat avec votre équipe. Le challenge était de trouver une solution centrée sur l’utilisateur, techniquement construite sous Office 365 mais s’affranchissant des codes de cette plateforme dans un souci de convivialité.
Comment s’est déroulé le lancement du projet en interne et avec Alma ?
Alma a répondu à 100 % au cahier des charges, ce dont nous avons été très agréablement surpris ! Un gros travail de maquettage a été effectué en amont pour qu’il n’y ait aucune ambiguïté sur la compréhension de notre besoin. C’était très important pour nous et cela a permis d’avancer ensemble dans le projet de manière très fluide. De plus, à chaque nouvelle demande, nous ne passions pas à la suite tant qu’Alma n’avait pas validé sa faisabilité. Ce qui fait qu’arrivés au stade du développement il n’y avait plus de point d’achoppement, nous avions écarté toutes les incertitudes.
Un autre travail du groupe projet a consisté à simplifier au maximum l’application pour que le Wall d’info n’apparaisse pas comme un module noyé dans l’environnement Office 365, ceci afin de respecter nos objectifs de convivialité pour les utilisateurs.
Dès le début nous avons également défini le principe d’administration de ce nouvel outil en interne pour permettre la remontée informations du terrain avec le maximum de clarté, sans multiplier les émetteurs. Nous avons ainsi identifié 7 rubriques correspondant à nos 7 directions (communication, développement, patrimoine, services aux habitants, RH, support, commercial), avec un référent par direction destiné à être « les yeux et les oreilles » de son équipe.
En quoi la gestion du projet a-t-elle été déterminante ?
Après avoir validé la solution technique proposée par Alma et lancé le développement de l’application, nous avons monté notre « Wall team », constituée des référents et des collaborateurs en charge de la rédaction des posts, soit une douzaine de personnes, toutes volontaires et très motivées. Cela a permis de les associer étroitement au projet, notamment pour définir la typologie des informations à publier et la charte éditoriale. Il nous a semblé important que Jean-Yves Zinsou, le chef de projet chez Alma, soit intégré dès le début à cette équipe pour bien comprendre les attentes du groupe projet et la vision des utilisateurs. Cette démarche dans laquelle le prestataire est réellement intégré au groupe projet est suffisamment rare pour être soulignée.
Avec la Wall team, nous nous sommes appliqués à bien définir le contenu du Wall d’infos : le type d’information à même d’intéresser le plus grand nombre, ce qui est une information pertinente ou non, comment utiliser une information locale pour la valoriser auprès de l’ensemble la structure… Tout en privilégiant la qualité à la quantité. Pour nous aider, nous avons défini des personas, chacun devant se retrouver dans les informations diffusées.
Nous avons également fait un gros travail de sensibilisation auprès des directions pour bien identifier le rôle du Wall d’infos et donner de la légitimité à la Wall team. Au sein de celle-ci et en coordination avec les membres de l’équipe, chaque référent est responsable des publications pour sa direction, même si celles-ci suivent un circuit de validation développé par Alma.
Nous étions convaincus au service Communication de la pertinence de l’outil que nous étions en train de construire, pour autant la motivation de tous les membres de la Wall team et leur capacité à porter le projet dans la durée ont été décisives pour la réussite de celui-ci.
Où en est le Wall d’infos aujourd’hui et quel bilan tirez-vous du projet ?
Le développement de l’application par Alma s’est étalé entre mai et septembre 2019. Nous avons profité de la journée du personnel de Pluralis le 1er octobre pour lancer officiellement le Wall d’infos. Ce fut l’occasion de le présenter à l’ensemble des salariés, de faire de la pédagogie et de mettre en avant le rôle de la Wall team. Nous avions aménagé un stand permettant d’installer très facilement l’application sur les smartphones des salariés grâce à des puces NFC. Cette simplicité de mise en œuvre, puis une communication visuelle dans nos locaux via des affiches auto-adhésives mobiles, ont largement contribué à populariser le Wall d’infos.
Dès le lancement 70% des salariés s’étaient connectés et une cinquantaine de personnes en moyenne se connectent chaque jour de la semaine.
Les retours sont très positifs, tant sur l’existence même de l’outil que sur sa facilité d’utilisation. Du point de vue des RH c’est aussi un très bon outil d’intégration pour les nouveaux entrants, qui peuvent découvrir très rapidement ce que fait Pluralis en consultant le Wall d’infos. Nous allons d’ailleurs intégrer l’installation de l’application lors la journée d’accueil des nouveaux salariés.
Plus largement, en comblant un manque grâce au Wall d’infos, nous avons pu apporter de la clarté dans notre communication interne et mieux identifier d’autres supports complémentaires : si une information n’est pas pertinente pour le Wall d’infos, elle l’est probablement pour un autre canal d’information.
Du début à la fin, sur le fond comme sur la forme nous nous sommes employés avec Alma à développer et promouvoir un outil simple et convivial. Il y avait une réelle attente chez Pluralis et le succès du wall d’infos est à la hauteur !
Quel regard portez-vous sur la prestation d’Alma ?
J’ai d’abord beaucoup apprécié la transparence dont a fait preuve Alma, qui est allée de pair avec une analyse poussée de notre besoin et une vraie démarche de conseil. Le plus souvent, un prestataire fera en sorte de vous livrer une solution, sans forcément trop s’attarder sur la finalité et les moyens. Chez Alma, j’ai senti que vous auriez pu nous dire à un moment donné que ce que nous souhaitions n’était pas réalisable. Mais en décortiquant notre projet, Alma a été capable de s’engager sur une solution étudiée, sans ambiguïtés. C’est ce qui a fait la différence. Ensuite, nous avons travaillé par itérations, avec une validation à chaque étape pour avancer. Grâce à la maquette graphique élaborée par Alma, nous avons pu valider entièrement l’application et lancer son développement. Il n’y avait plus alors que des réglages à faire.
L’esprit de responsabilité du chef de projet Alma, le fait d’avoir un interlocuteur unique complétement investi dans le projet, et même à titre personnel, nous a également apporté beaucoup de sérénité. J’ajoute que le courant est très bien passé avec nos interlocuteurs technique et commercial, ce qui facilite grandement la relation ! Cela ne se passe pas toujours aussi bien avec des prestataires informatiques, c’est important de le dire. Compte tenu des enjeux importants de ce projet en termes de communication, m’appuyer sur Alma fut très sécurisant.
La suite ?
Deux extensions fonctionnelles sont d’ores et déjà prévues. Pour maximiser la consultation du Wall d’info, nous avons souhaité ajouter une fonction de notification des nouvelles publications, qu’Alma est en train de développer. D’autre part, la diffusion du Wall d’infos sera prochainement étendue aux télévisions installées dans nos espaces café, pour compléter celle sur PC de bureaux et smartphones et couvrir tous les usages des salariés.
Mais au-delà de ces nouvelles fonctions et de la très bonne adhésion des utilisateurs au Wall d’infos, nous souhaitons maintenant que cet outil de communication interne rentre dans l’ADN de notre structure et qu’appuyée par Alma, la Wall Team le fasse vivre dans la durée.
Jean-Yves Zinsou
Consultant Intranet/Extranet
Le Wall d’infos : un Twitter simplifié sous Office 365… qui ne ressemble pas à Office 365 !
Proposer du contenu hébergé sous Office 365, avec une interface ultra simplifiée, avec comme terminal principal le terminal mobile a été tout l’enjeu de ce projet. Pluralis s’est fortement inspiré de Twitter en termes de présentation et de contribution. Afin d’avoir une totale liberté d’action pour répondre au besoin, nous avons décidé de nous détacher complètement de l’interface native d’Office 365.
Nous avons entièrement créé une interface dynamique et intuitive avec le framework React qui communique avec Office 365 par des appels codifiés (API Rest). Le résultat est une application complètement personnalisée pour Pluralis, accessible sur la flotte mobile mais aussi intégrée à l’intranet du groupe !